Így érdemes ajánlatot kérni

Ajánlatkérés előtt állsz, de nem tudod hogyan fogj hozzá, mit írj az ajánlatkérő levélbe? Ezzel a cikkel ebben szeretnék segíteni.

Mindkét oldal részéről, azaz ajánlatkérőként és ajánlatadóként is sok idő és e-mail megspórolható egy jól megfogalmazott ajánlatkéréssel, hiszen nincs szükség további körökre, sok további kérdésre ahhoz, hogy pontos, az igényeidet minél inkább lefedő ajánlatot kapj.

Mit írj egy ajánlatkérő levélbe?

Én a saját szolgáltatásaimon keresztül tudom leginkább bemutatni, hogy mit érdemes ajánlatkéréskor megfogalmaznod, de szerintem más, főként kreatív területekre is alkalmazni tudod az itt leírtakat.

1. Az ajánlatkérés tárgya

Írd le, hogy konkrétan mit is szeretnél elkészíttetni. Például az, hogy „grafikai anyag” eléggé tág fogalom, sok mindent takarhat ez a megfogalmazás. Ha azt írod, hogy szórólap, vagy Facebook borítókép, közösségi média posztok, akkor abból rögtön kiderül, hogy milyen jellegű munkáról, mekkora projektről van szó.

2. Mivel foglalkozik a vállalkozásod

Ha vállalkozásod, céged számára szeretnél valamilyen anyagot, honlapot, akkor azt is beleírhatod a leveledbe, hogy mivel is foglalkozol, mivel kapcsolatos a vállalkozásod, hiszen ez egyébként is fontos szempont lesz a tervezésnél, honlapkészítésnél is.

3. Mik a konkrét igényeid

Minél pontosabban igyekezz megfogalmazni, hogy mit szeretnél. Névkegykártyát szeretnél? Írd le, hogy egy vagy kétoldalasat akarsz-e. Weboldalt készítettnél? Írd le, hogy mi a célod a honlappal, milyen menüpontokat, aloldalakat szeretnél az oldalra, milyen funkciókra van szükséged. Instagram feedet szeretnél terveztetni? Hány posztra gondoltál, milyen elrendezésre, te adod a képeket, vagy én keresem majd meg őket…és így tovább, mindig az adott munkára vonatkoztatva. Ezeket a kérdéseket mindenképp fel fogom neked tenni még az ajánlat elkészítése előtt, hiszen csak így tudok személyre szabott ajánlatot adni számodra. Így akár 2-3 emailváltást is megspórolhatsz magadnak, ha már az első leveledben minél pontosabban megírod az igényeidet, elvárásaidat.

4. Határidő

Mi a határidő, mikorra kell elkészülnie a munkának? Ha nincs ilyen, akkor azt is beleírhatod, viszont ha nagyon sürgős a munka, akkor azt jelezd mindenképp, hiszen előfordulhat, hogy a rövid határidőre való tekintettel nem tudja vállalni a munkát az, akitől kérted az ajánlatot. Ha már az első levélben jelzed ezt, akkor nem kell további köröket futni, mire kiderül, hogy ez az együttműködés esetleg nem is aktuális.

Miután megkaptad az ajánlatot…

Ha megfelel számodra az ajánlat, akkor egyszerű a képlet, de mi a helyzet akkor, ha nem így van, vagy ha más ajánlatát szeretnéd inkább elfogadni? A saját tapasztalatom, és más szakmabeliektől is azt hallom, hogy nagyon gyakran nem érkezik semmilyen válasz. Engem személy szerint ez mindig rosszul érint, hiszen időt és energiát fektettem a levelezésbe, az ajánlat összeállításába. Tudom, egy elutasító e-mail megírása nem túl kellemes elfoglaltság, viszont úgy gondolom, annyival illik megtisztelni a másik felet, hogy nem tűnsz el csak úgy, hanem jelzed számára a nemleges választ is. Nem kell a levelet túlcifrázni, nem is kell feltétlenül megindokolni, egyszerűen csak néhány szóban írd le, hogy nem kéred a szolgáltatást. Például:

„Köszönöm az ajánlatod, de végül másra esett a választásom.”
„Köszönöm, hogy elkészítetted az ajánlatot! Sajnos úgy alakult, hogy most nem fogunk tudni együtt dolgozni.”

Így már tudni fogja a másik fél is, hogy ne számítson rád és erre a megbízásra.

Bízom benne, hogy a fentiek alapján, ha legközelebb ajánlatkérés előtt állsz, már magabiztosan írod meg az ajánlatkérő levelet. Ha pedig máris szeretnéd kipróbálni élesben a fent olvasottakat, akkor kérj ajánlatot: